Written by KimCoding
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회의를 줄이는 두 가지 시도

팀 구성원이 짝을 지어 기술 리서치를 진행하면서 여러 건의 일을 병렬로 진행하고 있다. 리서치 결과를 건별로 공유하고 논의하는 자리가 만들어지다보니 자연스레 회의가 많아졌다. 프로토콜을 만들어가는 프로젝트 초반이라 회의가 많은 건 어쩌면 ‘당연’한 일인 듯 싶다. 그럼에도 우리가 효과적으로 회의를 ‘제어’할 수 있다면 줄인 비용을 다른 곳에 쓸 수 있지 않을까? 이 상황을 팀이 회고하고 두 가지 방향으로 개선을 해보기로 했다.

1. 동시에 진행하는 태스크의 갯수를 제한하자.

칸반처럼 동시에 진행하는 태스크의 갯수를 제한해 보기로 했다. 팀 안의 커뮤니케이션 관계를 그대로 유지한 채, 병렬로 진행하는 일의 수를 늘리면 그 일과 직접적인 상관이 없는 사람도 부하를 받기 마련이다. 커뮤니케이션 관계가 그대로니까. 해야 할 코드 리뷰의 양이 늘어나거나, 참여해야 할 논의가 더 많아지거나, 갑자기 이슈를 같이 들여다봐야 할 일이 생기거나. 다른 사람의 일 같지만, 관계를 완전히 차단하지 않는 이상 ‘남의 일’이 아닌 셈이다.

회의가 많다는 건 어쩌면 팀이 감당하기 어려운 수준의 부하를 받고 있다는 신호일지도. 동시에 진행하는 태스크의 갯수를 조금 줄이고 우리에게 일어나는 변화를 관찰하기로 했다.

2. 회의시간을 30분으로 제한하자.

30분 이상 시간을 소비하는 회의를 무조건 잡지 말라는 건 아니고 일종의 상자 안에서 생각하기. 회의 시간을 30분으로 제한하고, 회의를 주최하는 사람은 30분 안에 미팅을 끝낼 수 있도록 회의를 ‘설계’하기로 했다. 제약을 두고 제약 안에서 잘할 수 있는 궁리를 같이 해보자는 취지다.

‘사전 회의록 공유하기’가 내 기대 이상으로 자리를 잘 잡아가고 있지만, 마치 누가 정한 표준이라도 있는 것처럼, 모든 회의를 1시간씩, 같은 포맷으로 잡는 관성은 그대로다. 그래서 잔잔한 호수에 돌을 하나 던졌다.

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🙏 이제 돌을 던졌으니 어떤 변화가 생기는지 어디 한 번 봅시다.